El Código de Comercio obliga a los empresarios, y por tanto a las sociedades mercantiles, a llevar un libro de actas. En él se recogen los acuerdos que adoptan la junta general de socios y el órgano de administración. Para una pyme es la prueba documental de sus decisiones societarias, y se le pide en operaciones tan habituales como una ampliación de capital, la apertura de una cuenta bancaria o una venta de participaciones.
En esta guía de Segú Assessors repasamos qué es el libro de actas de una sociedad limitada, qué debe contener cada acta, cómo y cuándo se legaliza y qué errores conviene evitar.
¿Qué es el libro de actas de una sociedad?
Es el libro societario en el que se transcriben, por orden cronológico, las actas de las reuniones de la junta general y, en su caso, del consejo de administración. Un acta es el documento que resume qué se acordó, quién asistió y con qué votos. El artículo 26 del Código de Comercio fija su contenido mínimo, y el artículo 27 regula su legalización.
¿Es obligatorio el libro de actas en una SL?
Sí. Toda sociedad mercantil debe llevarlo, tenga actividad o no, y también la sociedad unipersonal. En ese caso, las decisiones del socio único deben constar igualmente en acta, según el artículo 15 de la Ley de Sociedades de Capital. Además, los contratos entre el socio único y la sociedad se recogen en un libro-registro específico, que se legaliza como el libro de actas (artículo 16). Si tu proyecto se organiza como unipersonal, te interesará nuestra guía para crear una sociedad limitada unipersonal.
¿Qué debe constar en un acta de junta general?
Un acta bien redactada incluye, como mínimo, los siguientes elementos:
- Lugar, fecha y hora de la reunión, y si fue ordinaria, extraordinaria o universal.
- Convocatoria: forma en que se convocó y orden del día, o la declaración de que se celebró con carácter universal.
- Asistentes: lista con el capital que representa cada socio, ya sea presente o representado.
- Acuerdos adoptados: redacción literal de cada acuerdo y resultado de las votaciones.
- Aprobación del acta: al final de la reunión o dentro del plazo legal, con la firma del secretario y el visto bueno del presidente.
Si en la junta se aprueban las cuentas anuales, el acta debe reflejarlo y vincularlo con el depósito posterior en el Registro Mercantil. Para saber qué obligaciones fiscales se suman a las mercantiles, puedes consultar qué impuestos paga una empresa en su primer año.
Cómo se legaliza el libro de actas
La legalización consiste en presentar el libro ante el Registro Mercantil del domicilio de la sociedad para que lo selle y quede acreditada su existencia y fecha. Se hace de forma telemática y en soporte electrónico, conforme al artículo 18 de la Ley 14/2013, y el artículo 27 del Código de Comercio establece que debe presentarse dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio.
Plazo de legalización
Con un ejercicio que cierra el 31 de diciembre, el plazo termina normalmente el 30 de abril del año siguiente. Para el ejercicio 2026, la fecha de referencia es el 30 de abril de 2027. El libro legalizado recoge las actas del ejercicio cerrado, de modo que se legaliza una vez al año.
Pasos prácticos
- Recopilar y ordenar todas las actas del ejercicio, con sus firmas.
- Generar el libro en formato electrónico, con las actas numeradas correlativamente.
- Presentarlo por vía telemática en el Registro Mercantil del domicilio social.
- Conservar la diligencia de legalización junto con el libro.
Libro registro de socios y otros libros obligatorios
Además del libro de actas, una SL debe llevar el libro registro de socios, que el artículo 27.3 del Código de Comercio permite llevar en soporte informático, y los libros contables, como el libro diario y el de inventarios y cuentas anuales. Cada uno se legaliza dentro del mismo plazo.
| Libro | Qué recoge | Legalización |
|---|---|---|
| Libro de actas | Acuerdos de la junta y del órgano de administración | Anual, en el Registro Mercantil |
| Libro registro de socios | Titularidad y transmisiones de participaciones | Anual, en el Registro Mercantil |
| Libros contables | Diario, inventarios y cuentas anuales | Anual, en el Registro Mercantil |
Errores habituales con el libro de actas
- Actas sin firma o sin aprobar, lo que pone en duda su validez ante terceros.
- No documentar decisiones del socio único, que también deben constar por escrito.
- Legalizar fuera de plazo, con el riesgo de que el libro no se admita como prueba a tu favor.
- Confundir conservación con legalización: los libros se conservan seis años desde el último asiento, según el artículo 30 del Código de Comercio, pero eso no sustituye la legalización anual.
Segú Assessors, tu partner mercantil en Barcelona
En Segú Assessors acompañamos a PYMEs en crecimiento en la redacción de actas, la legalización de libros y el resto de gestiones societarias. Nuestro equipo combina abogados y economistas, de modo que cada acuerdo se revisa desde el punto de vista jurídico y fiscal.
¿Escalar con seguridad? Hablamos.
Preguntas frecuentes sobre el libro de actas
¿Cuándo se legaliza el libro de actas?
Dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio. Si el ejercicio coincide con el año natural, el plazo termina normalmente el 30 de abril.
¿Puede llevarse en papel?
La legalización se tramita de forma telemática y en soporte electrónico, según el artículo 18 de la Ley 14/2013.
¿Quién firma las actas?
El secretario las firma con el visto bueno del presidente. En una sociedad unipersonal, firma el socio único.
¿Necesito libro de actas si la sociedad no tiene actividad?
Sí. La obligación existe mientras la sociedad esté inscrita, haya actividad o no.
¿Cuántos años hay que conservarlo?
Seis años desde el último asiento, conforme al artículo 30 del Código de Comercio.
