La digitalización de la facturación ha adquirido una relevancia creciente dentro de las obligaciones fiscales de empresas y autónomos. Cumplir correctamente con la normativa actual resulta imprescindible.
La Agencia Tributaria establece requisitos técnicos muy concretos para validar las facturas emitidas, garantizando su autenticidad, integridad y conservación a lo largo del tiempo establecido legalmente.
Desde Segú Assessors te explicamos en detalle cómo funcionan los sistemas de facturación homologados por la AEAT y qué debes tener en cuenta para adaptarte con tranquilidad.
La importancia de la homologación en la facturación empresarial
La AEAT (Agencia Tributaria) regula estos sistemas bajo el artículo 29.2 de la Ley General Tributaria. Este marco legal busca combatir el fraude fiscal, garantizando la integridad, autenticidad y conservación de los registros contables. Cualquier alteración posterior a la emisión queda registrada, lo que refuerza la fiabilidad de la documentación.
El incumplimiento de estas obligaciones puede derivar en sanciones económicas importantes. Por ello, es fundamental contar con herramientas adaptadas a los nuevos requisitos y evitar problemas en futuras inspecciones tributarias.
VeriFactu: el nuevo modelo de control de la AEAT
VeriFactu es la iniciativa desarrollada por la AEAT para unificar los sistemas de facturación digital y aumentar el control fiscal. Está dirigido a todas las empresas y autónomos que emiten facturas en España, tanto en formato electrónico como en papel digitalizado.
Este sistema exige que las facturas sean inalterables desde el momento de su emisión, utilizando numeración correlativa, marcas de tiempo y sellos electrónicos avanzados. Además, las facturas deben almacenarse durante seis años en formatos no editables como PDF/A o XML, asegurando su disponibilidad en caso de inspección.
A partir de 2025, el uso de sistemas homologados VeriFactu será obligatorio para todos los nuevos programas de facturación, obligando a muchas empresas a actualizar sus sistemas informáticos.
Requisitos técnicos de los programas para hacer facturas homologados
Los programas para hacer facturas homologados deben cumplir con una serie de requisitos técnicos exigidos por la AEAT:
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- Inalterabilidad de los registros: imposibilidad de modificar las facturas sin dejar rastro.
- Autenticidad: aplicación de sellos digitales y firmas electrónicas avanzadas.
- Integridad: uso de códigos seguros de verificación y marcas de tiempo.
- Conservación: almacenamiento en formatos no modificables durante el plazo legal de prescripción tributaria.
Además, los sistemas deben estar preparados para generar copias legibles en un plazo máximo de 72 horas en caso de requerimiento de la AEAT.
Proceso de homologación de los programas de facturación
La homologación requiere que los desarrolladores de software soliciten la certificación directamente a la AEAT. Esta revisa el cumplimiento de los requisitos técnicos antes de incorporar el programa al listado oficial de soluciones autorizadas.
Este listado es público y puede consultarse en la sede electrónica de la AEAT. Los usuarios deben verificar que el programa adquirido está incluido para garantizar su validez legal.
Los programas que no estén homologados no garantizan la validez fiscal de las facturas emitidas, lo que puede conllevar problemas en inspecciones futuras.
Consecuencias de no utilizar programas homologados
El uso de programas no certificados puede acarrear graves consecuencias fiscales. En caso de inspección, la AEAT puede invalidar facturas emitidas sin los controles necesarios, afectando la deducción de gastos y el IVA soportado.
Las sanciones pueden alcanzar hasta el 150% de la cuota defraudada. Además, la falta de conservación adecuada de los registros también puede ser objeto de sanciones adicionales.
Por ello, desde Segú Assessors siempre recomendamos revisar periódicamente el listado de programas homologados y actualizar los sistemas de facturación.
Ventajas de utilizar programas homologados por la AEAT
Contar con un programa homologado aporta tranquilidad y seguridad jurídica a las empresas. Las facturas emitidas tienen plena validez fiscal y cumplen automáticamente con la normativa vigente.
Además, estos programas suelen incluir funcionalidades que mejoran la gestión contable y administrativa, como la generación automática de libros de IVA, la integración con sistemas bancarios y la exportación de datos en formatos aceptados.
En definitiva, el uso de programas homologados reduce riesgos, ahorra tiempo en la gestión diaria y permite afrontar inspecciones tributarias con mayor confianza.
Recomendaciones para elegir un programa de facturación homologado
Al seleccionar un programa para hacer una factura homologada, es importante considerar:
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- Homologación confirmada en la web de la AEAT.
- Interfaz intuitiva y facilidad de uso.
- Compatibilidad con otros sistemas contables y bancarios.
- Actualizaciones automáticas conforme cambia la normativa.
- Soporte técnico especializado.
Desde Segú Assessors podemos orientarte para que elijas la solución más adecuada a las necesidades específicas de tu empresa o actividad profesional.
El papel de la facturación digital obligatoria para empresas y autónomos
La facturación digital obligatoria avanza rápidamente en España. Tanto empresas como autónomos deberán adaptar sus sistemas a las nuevas exigencias antes de los plazos establecidos.
La factura digital obligatoria implica que todas las operaciones queden registradas de forma automatizada, eliminando la posibilidad de manipulaciones posteriores. Esta transparencia beneficia tanto a la Administración como a las propias empresas, que ganan en orden y trazabilidad.
La adaptación a estos sistemas no solo es un requisito legal, sino también una oportunidad para modernizar los procesos de facturación en la empresa.
Casos prácticos: facturación electrónica para autónomos y empresas
Para los autónomos, los programas de facturación homologados permiten emitir facturas electrónicas de forma sencilla, cumpliendo con los requisitos fiscales desde el primer día.
Las empresas, por su parte, se benefician de funcionalidades más completas como la integración con ERP, control de inventario y gestión automática de impuestos.
Ambos perfiles profesionales ganan en tranquilidad, al contar con sistemas preparados para responder ante cualquier requerimiento de la AEAT en el menor tiempo posible.
Tu facturación siempre al día con la normativa de la AEAT gracias a Segú Assessors
En Segú Assessors somos conscientes de la importancia que tiene para ti cumplir correctamente con la facturación por la AEAT. Sabemos que los cambios normativos pueden generar incertidumbre, por eso te acompañamos en todo el proceso de adaptación.
Revisamos tu sistema actual de facturación, te ayudamos a elegir el software homologado más adecuado para que puedas utilizarlo con total confianza. Además, resolvemos cualquier duda fiscal o técnica que pueda surgir durante el proceso.
Contacta hoy mismo con Segú Assessors y garantiza que tu empresa cumple desde ya con todos los requisitos exigidos por la AEAT.
Preguntas frecuentes acerca de la facturación de la AEAT
La obligación de emplear sistemas VeriFactu se implementará en dos fases:
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- A partir del 1 de enero de 2026 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades.
- Desde el 1 de julio de 2026 para el resto de empresas y autónomos.
Estas fechas fueron establecidas por el Real Decreto 254/2025, que modificó el calendario inicial previsto en el Real Decreto 1007/2023.
No, el envío de registros de facturación a la AEAT es voluntario. Existen dos modalidades:
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- Sistema VeriFactu: envío automático de cada registro de facturación a la AEAT.
- Sistema no VeriFactu: los registros se almacenan localmente y deben estar disponibles para la AEAT en caso de requerimiento.
La elección de una u otra modalidad dependerá de las necesidades y preferencias de cada contribuyente.
La principal diferencia radica en la remisión de los registros de facturación:
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- VeriFactu: los registros se envían automáticamente a la AEAT en el momento de la emisión de la factura.
- No VeriFactu: los registros se conservan localmente y deben estar disponibles para la AEAT si se solicitan.
Además, los sistemas VeriFactu simplifican ciertos requisitos técnicos, como la necesidad de firma electrónica en los registros, ya que la remisión inmediata a la AEAT actúa como medida de seguridad adicional.
El código QR incorporado en las facturas VeriFactu incluye:
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- Datos esenciales de la factura.
- Una URL que permite al receptor de la factura verificar su autenticidad en la sede electrónica de la AEAT.
Este código facilita la transparencia y la lucha contra el fraude fiscal, permitiendo a los destinatarios comprobar la validez de las facturas recibidas.
El uso de herramientas como Excel o Word para emitir facturas no cumple con los requisitos establecidos por la AEAT, ya que no garantizan la inalterabilidad, integridad y trazabilidad de los registros. Por lo tanto, es necesario utilizar sistemas de facturación homologados que cumplan con la normativa vigente.
Sí, es posible delegar en un tercero, como un asesor fiscal o el destinatario de la operación, el cumplimiento material de las obligaciones relacionadas con el sistema de facturación. Sin embargo, la responsabilidad última recae en el obligado tributario, quien debe asegurarse de que se cumplan todas las disposiciones normativas.
El incumplimiento de los requisitos establecidos puede conllevar sanciones económicas significativas. Por ejemplo, la tenencia de sistemas informáticos que no se ajusten a lo establecido puede ser sancionada con 50.000 euros por cada ejercicio. Además, la utilización de programas no certificados puede invalidar las facturas emitidas, afectando la deducción de gastos y el IVA soportado.
