La Agencia Tributaria ha impulsado un nuevo sistema de control de la facturación: VeriFactu. Esta normativa afecta a empresas y profesionales que emiten facturas en España.
Con Verifactu, Hacienda busca garantizar la integridad de los registros contables, dificultar el fraude fiscal y establecer un control más exhaustivo sobre las operaciones económicas registradas.
Desde Segú Assessors te explicamos en detalle qué es VeriFactu, cuándo entra en vigor y qué pasos debes seguir para adaptarte correctamente a esta obligación.
¿En qué consiste el sistema VeriFactu?
VeriFactu es un mecanismo de facturación digital implementado por la Agencia Tributaria (AEAT) en España. Su creación responde a la necesidad de asegurar la transparencia y el seguimiento exacto de las facturas generadas por empresas y trabajadores por cuenta propia.
Su finalidad esencial es prevenir el fraude fiscal, garantizando que los asientos contables no puedan ser alterados o suprimidos sin dejar constancia. Para ello, emplea tecnologías como los sellos digitales, los registros verificables y las marcas temporales.
Esta normativa es de obligado cumplimiento para todas las compañías y autónomos que emitan facturas dentro del territorio español, sin distinción de su tamaño o ámbito de negocio.
Contexto legal de VeriFactu
El marco legal de VeriFactu se encuentra en el artículo 29.2 de la Ley 58/2003, Ley General Tributaria. Esta disposición establece los principios de integridad, conservación y acceso de los datos fiscales.
La Agencia Tributaria busca asegurar la autenticidad de las facturas, permitiendo un control absoluto de los ingresos declarados por los contribuyentes. Este control exhaustivo es una herramienta directa para reducir la elusión y la evasión fiscal.
El sistema afecta tanto a la facturación electrónica como a las facturas digitalizadas en papel y a las operaciones intracomunitarias, ampliando su aplicación a la mayoría de las transacciones empresariales.
Obligaciones que impone VeriFactu
Los contribuyentes deberán utilizar programas de facturación que cumplan con los requisitos de la AEAT. Estos programas deben ser capaces de:
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- Generar registros de facturación inalterables.
- Incorporar sellos electrónicos y marcas de tiempo.
- Conservar los datos durante un mínimo de seis años.
Además, los contribuyentes tendrán que facilitar el acceso a la AEAT a los registros generados en un plazo máximo de 72 horas en caso de inspección.
Las copias de seguridad deberán almacenarse en soportes independientes, en formatos no modificables como XML o PDF-A, garantizando así su integridad.
Certificación de programas de facturación
Para operar bajo VeriFactu, los programas de facturación deben superar un proceso de certificación ante la AEAT. Esta certificación garantiza que el software cumple con todos los requisitos técnicos y legales exigidos.
El procedimiento de certificación implica:
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- Solicitud formal por parte del desarrollador.
- Pruebas técnicas de la AEAT.
- Verificación de la integridad de datos, sistemas de conservación y registro de operaciones.
La AEAT mantiene un listado público de los programas certificados, facilitando así a las empresas la selección de software homologado.
Sanciones por incumplimiento
El incumplimiento de las obligaciones de VeriFactu puede acarrear graves consecuencias económicas para las empresas. Entre las sanciones previstas destacan:
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- Multas de hasta el 150% de la cantidad defraudada por falta de conservación adecuada de los registros.
- Invalidación de facturas durante los procedimientos de inspección tributaria.
Por ello, es prioritario que las empresas se adapten a tiempo y cumplan con todas las exigencias del sistema Verifactu.
Cuándo entra en vigor VeriFactu
El sistema VeriFactu entra en vigor el 1 de enero de 2025. A partir de esa fecha:
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- Todos los sistemas de facturación nuevos deberán cumplir con la normativa.
- Los sistemas antiguos deberán haber sido adaptados o sustituidos previamente.
Se recomienda no esperar al último momento y comenzar cuanto antes los procesos de adaptación. Esto evitará problemas operativos y sanciones futuras.
Cómo prepararse para la entrada en vigor de VeriFactu
Para garantizar el cumplimiento con VeriFactu, las empresas deben seguir una serie de pasos previos:
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- Revisar el software actual y comprobar si está certificado.
- Contactar con proveedores de soluciones homologadas.
- Formar al personal en la gestión de los nuevos sistemas.
- Establecer protocolos de copias de seguridad en formatos admitidos.
Una buena planificación facilitará la transición sin sobresaltos y permitirá seguir cumpliendo con la normativa fiscal.
VeriFactu y la factura electrónica de la AEAT
VeriFactu se integra dentro de la estrategia de digitalización de la Agencia Tributaria en materia de facturación electrónica. Este sistema complementa y refuerza:
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- La obligación de emitir facturas electrónicas en operaciones B2B.
- La emisión de facturas con formatos estructurados que faciliten su tratamiento automático.
- La trazabilidad de las operaciones sujetas a IVA y otras obligaciones tributarias.
Esta interconexión mejora la transparencia y simplifica los controles por parte de la AEAT.
Ventajas de implementar VeriFactu
Aunque supone una inversión inicial, Verifactu ofrece beneficios para las empresas que lo implementen correctamente:
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- Reducción de riesgos fiscales y sanciones.
- Mayor automatización de los procesos contables.
- Trazabilidad total de las operaciones.
- Mejora de la imagen de cumplimiento ante clientes y proveedores.
Anticiparse a los cambios normativos permite que la adaptación sea progresiva y más eficiente.
Segú Assessors, tu apoyo profesional para implementar VeriFactu
En Segú Assessors entendemos que la transición hacia VeriFactu entrada en vigor puede generar dudas e incertidumbre. Por eso, acompañamos a nuestros clientes en cada etapa de este proceso.
Nuestro equipo de expertos analiza tu situación específica, revisa tus sistemas actuales y propone soluciones adaptadas para que cumplas con la normativa sin sobresaltos.
Confía en Segú Assessors para adaptar tu facturación electrónica a VeriFactu. Contacta hoy mismo y empieza el camino hacia el cumplimiento fiscal seguro y eficiente.
Preguntas frecuentes acerca de VeriFactu
No. El uso de herramientas como Excel o Word no cumple con los requisitos técnicos establecidos por el reglamento Verifactu. Es obligatorio utilizar un software de facturación certificado que garantice la integridad, trazabilidad e inalterabilidad de las facturas.
Si se detecta un error en una factura emitida, no se puede modificar directamente. En su lugar, se debe emitir una factura rectificativa que anule o corrija la anterior, siguiendo los procedimientos establecidos por la normativa.
No es obligatorio emitir las facturas en el momento exacto de la operación. Sin embargo, deben respetarse los plazos legales: para operaciones con empresas o profesionales, hasta el día 16 del mes siguiente; para operaciones con particulares, también hasta el día 16 del mes siguiente.
Sí. Las empresas y profesionales pueden adherirse voluntariamente al sistema Verifactu antes de la fecha en que sea obligatorio. Una vez que se opte por este sistema, se debe mantener al menos hasta el final del año natural en curso.
La principal diferencia radica en la remisión de información a la Agencia Tributaria. Los sistemas Verifactu envían automáticamente los registros de facturación en el momento de la emisión de la factura, mientras que los sistemas no Verifactu almacenan la información para ser remitida posteriormente si es requerida.
Sí. La Agencia Tributaria pondrá a disposición de los contribuyentes una aplicación gratuita de facturación que cumple con los requisitos de Verifactu, especialmente pensada para aquellos que emiten un número reducido de facturas.
El incumplimiento de las obligaciones puede conllevar sanciones económicas significativas. Por ejemplo, la tenencia de sistemas informáticos que no se ajusten a lo establecido puede ser sancionada con 50.000 euros por cada ejercicio.
