El registro retributivo es una obligación legal que afecta a todas las empresas en España, sin excepción. No importa si tienes 2 empleados o 200: si tienes personas trabajando por cuenta ajena, debes tener este documento actualizado. Y, sin embargo, sigue siendo una de las obligaciones laborales más incumplidas, y más sancionadas, entre las PYMEs.
En Segú Assessors, llevamos más de 30 años acompañando a empresas de toda índole en el cumplimiento de sus obligaciones laborales. Lo que vemos con más frecuencia no es desconocimiento, sino una confusión genuina sobre qué debe incluir el registro, quién debe elaborarlo y cómo estructurarlo para que sea válido ante una inspección.
En este artículo te explicamos todo lo que necesitas saber: qué es exactamente el registro retributivo obligatorio, qué normativa lo regula, cómo hacerlo paso a paso y qué diferencia tiene con la auditoría retributiva. Sin tecnicismos innecesarios, pero con toda la precisión que el tema requiere.
Qué es el registro retributivo
El registro retributivo es un documento que recoge, de forma sistematizada y desagregada por sexo, toda la información salarial de la plantilla de una empresa. Incluye no solo el salario base, sino también los complementos salariales y las percepciones extrasalariales: dietas, incentivos, bonus, horas extras, retribución en especie.
La información se organiza por grupos profesionales, categorías o puestos de igual valor, lo que permite comparar de forma homogénea a personas que desempeñan funciones equivalentes. El objetivo es claro: garantizar la transparencia retributiva y detectar posibles diferencias salariales injustificadas entre hombres y mujeres.
Normativa que regula el registro retributivo salarial
La obligatoriedad del registro retributivo arranca en España con el Real Decreto-ley 6/2019, de 1 de marzo, que introdujo la obligación en el artículo 28 del Estatuto de los Trabajadores. Posteriormente, el Real Decreto 902/2020, de 13 de octubre, de igualdad retributiva entre mujeres y hombres, desarrolló en detalle cómo debe elaborarse.
El artículo 28.2 del Estatuto de los Trabajadores establece con precisión lo siguiente:
“El empresario está obligado a llevar un registro con los valores medios de los salarios, los complementos salariales y las percepciones extrasalariales de su plantilla, desagregados por sexo y distribuidos por grupos profesionales, categorías profesionales o puestos de trabajo iguales o de igual valor”.
El Real Decreto 902/2020 concreta que el registro debe incluir la media aritmética y la mediana de todos los conceptos retributivos, desglosados por sexo, y que el periodo de referencia es el año natural.
| Norma | Contenido clave |
|---|---|
| Real Decreto-ley 6/2019 | Introduce la obligación del registro retributivo en el ET |
| Real Decreto 902/2020 | Regula cómo elaborarlo: media, mediana, desagregación por sexo |
| Artículo 28 ET | Obligación general + justificación si la brecha supera el 25% |
| Directiva UE 2023/970 | Transparencia salarial reforzada a nivel europeo |
Cuándo es obligatorio el registro retributivo
La respuesta corta: siempre que haya trabajadores por cuenta ajena, con independencia del tamaño de la empresa. El Real Decreto 902/2020 no fija ningún umbral mínimo de plantilla. Una empresa con un solo empleado ya tiene la obligación del registro retributivo.
Lo que sí varía en función del tamaño es la complejidad del documento y algunas obligaciones adicionales:
- Todas las empresas: obligación de elaborar y mantener actualizado el registro retributivo.
- Empresas con representación legal de los trabajadores (comité de empresa, delegados sindicales): la representación tiene derecho a acceder al contenido íntegro del registro y debe ser consultada con al menos 10 días de antelación antes de su elaboración o modificación.
- Empresas sin representación: los trabajadores pueden solicitar información, pero la empresa solo está obligada a facilitar las diferencias porcentuales entre hombres y mujeres, no el contenido íntegro.
- Empresas con más de 50 trabajadores: obligación adicional de realizar una auditoría retributiva y elaborar un plan de igualdad.
En cuanto a la periodicidad, el registro se elabora con referencia al año natural. Debe actualizarse cuando se produzcan alteraciones sustanciales en la plantilla o en la política salarial: revisiones salariales por convenio, reestructuraciones, subrogaciones o modificaciones en la clasificación profesional.
Qué debe incluir el registro retributivo obligatorio
El registro debe recoger, para cada grupo profesional, categoría o puesto de igual valor:
- Salario base: la retribución fija por unidad de tiempo o de obra.
- Complementos salariales: plus de antigüedad, nocturnidad, peligrosidad, turnicidad, incentivos, comisiones, bonus, participación en beneficios.
- Percepciones extrasalariales: dietas, pluses de transporte cuando sean parte de la retribución habitual, mejoras voluntarias.
- Retribución en especie: cheques guardería, seguros de salud, vehículo de empresa.
Toda esta información se presenta en dos formatos: media aritmética (suma de todos los valores dividida entre el número de personas) y mediana (valor central al ordenar los datos de menor a mayor). Ambos indicadores son obligatorios porque miden cosas distintas: la media es sensible a valores extremos, mientras que la mediana da una imagen más representativa de la distribución real.
Qué no se incluye en el registro retributivo
No forman parte del salario, y por tanto no se incluyen en el registro:
- Indemnizaciones por despido o traslado.
- Prestaciones e indemnizaciones de la Seguridad Social (IT, maternidad, paternidad).
- Pluses de distancia y transporte que no forman parte de la retribución habitual.
- Dietas por alojamiento y manutención en desplazamientos.
Cómo hacer el registro retributivo paso a paso
1. Identificar a todo el personal a incluir
Deben incluirse todos los trabajadores por cuenta ajena cuyo contrato haya estado en vigor en cualquier momento del año de referencia y hayan percibido alguna retribución: contratos indefinidos, temporales, a tiempo parcial, personal directivo y altos cargos. Quedan excluidos los socios de cooperativas y los becarios sin relación laboral.
2. Recopilar la información retributiva
Para cada trabajador, se recogen todos los conceptos retributivos del año: salario base, cada uno de los complementos salariales y cada percepción extrasalarial. Los datos deben ser los importes efectivamente percibidos en el periodo de referencia, sin estimaciones ni proyecciones.
3. Clasificar por grupos profesionales o puestos de igual valor
La información se agrupa según el sistema de clasificación profesional de la empresa, tal como establezca el convenio colectivo de aplicación. Cada agrupación se denominará Grupo 01, Grupo 02, etc. Esta clasificación es determinante: comparar categorías incomparables invalida el análisis.
Para las empresas con auditoría retributiva (más de 50 trabajadores con plan de igualdad), la clasificación se hace adicionalmente por puestos de igual valor según la valoración de puestos de trabajo.
4. Calcular media aritmética y mediana
Para cada agrupación y separando siempre hombres y mujeres, se calculan:
- Media aritmética: suma de retribuciones / número de personas.
- Mediana: valor central de la distribución ordenada.
Estos cálculos se realizan para el salario base, para cada complemento salarial individualmente, para el total salarial y para cada percepción extrasalarial. El nivel de desagregación es importante: no se pueden agrupar conceptos retributivos distintos.
5. Analizar las diferencias porcentuales
La diferencia porcentual entre hombres y mujeres se calcula como:
(Retribución media hombres – Retribución media mujeres) / Retribución media hombres × 100
Si el resultado es positivo, las mujeres cobran menos en ese concepto. Si es negativo, cobran más. Cuando la diferencia supera el 25% en empresas de más de 50 trabajadores, la empresa debe incluir una justificación objetiva en el registro.
6. Documentar y conservar el registro
El registro debe quedar documentado de forma clara y accesible. No existe un formato oficial obligatorio, aunque el Ministerio de Igualdad pone a disposición una herramienta Excel gratuita (Herramienta de Registro Retributivo) que automatiza los cálculos. Debe conservarse y estar disponible para la representación legal de los trabajadores y para la Inspección de Trabajo.
Diferencia entre registro retributivo y auditoría retributiva
Son dos instrumentos distintos que con frecuencia se confunden:
El registro retributivo es la obligación básica que afecta a todas las empresas. Documenta qué cobra cada grupo profesional, desagregado por sexo. Su elaboración es anual y su finalidad es la transparencia.
La auditoría retributiva es un análisis mucho más exhaustivo: evalúa el sistema retributivo completo, la valoración de puestos de trabajo, las causas objetivas de las diferencias detectadas y las medidas correctoras que la empresa debe adoptar. Es obligatoria únicamente para empresas con más de 50 trabajadores que estén obligadas a disponer de un plan de igualdad.
Sanciones por no tener el registro retributivo
No llevar el registro retributivo es una infracción grave según el Real Decreto Legislativo 5/2000, texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social. La cuantía varía en función de la gravedad y la reincidencia:
| Tipo de infracción | Grado mínimo | Grado medio | Grado máximo |
|---|---|---|---|
| Grave (no llevar el registro) | 626 € | 1.251 € | 6.250 € |
| Muy grave (discriminación salarial probada) | 6.251 € | 25.001 € | 187.515 € |
Además del impacto económico directo, una sanción en materia de igualdad retributiva puede tener consecuencias reputacionales significativas para la empresa: exclusión de licitaciones públicas, impacto en la imagen de empleador y reclamaciones individuales de trabajadores.
Cómo evitar los errores más frecuentes
Los errores que vemos con más frecuencia en registros retributivos auditados por la Inspección son:
Incluir solo algunos conceptos retributivos. El registro debe recoger todos los conceptos salariales y extrasalariales, especificando cada uno por separado. Agrupar “complementos varios” es un error que invalida el análisis.
No desagregar correctamente por puestos de igual valor. Comparar el salario medio de toda la empresa sin distinguir categorías no cumple la normativa. La desagregación por grupo profesional o puesto es obligatoria.
No actualizar el registro cuando hay cambios sustanciales. Una subida salarial por convenio, una reestructuración o un cambio de clasificación profesional obligan a actualizar el registro fuera del ciclo anual.
No consultar a la representación legal antes de elaborarlo. Si existe comité de empresa o delegados sindicales, deben ser consultados con un mínimo de 10 días de antelación. No hacerlo es en sí mismo una infracción.
Elaborarlo sin criterios homogéneos. Si dos personas con el mismo puesto aparecen en grupos distintos según quién las clasificó, el análisis posterior es inútil y la empresa queda expuesta.
Segú Assessors, tu partner estratégico en asesoría laboral
En Segú Assessors contamos con un equipo especializado en auditoría laboral en Barcelona y su área metropolitana. Elaboramos y revisamos registros retributivos adaptados a la realidad de cada empresa: su convenio colectivo, su clasificación profesional, su estructura de retribución variable.
Si tienes dudas sobre si tu registro es correcto, si necesitas elaborarlo por primera vez o si estás afrontando una inspección de trabajo, contacta con nuestro equipo. Analizamos tu situación y te proponemos una solución concreta.
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Preguntas frecuentes sobre el registro retributivo
Sí. La obligación se aplica a todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena, sin ningún umbral mínimo de plantilla. Incluso con un solo empleado, el registro debe existir y estar disponible.
Con carácter general, una vez al año, tomando como referencia el año natural. Debe actualizarse de forma adicional cuando se produzcan cambios sustanciales: revisiones salariales, reestructuraciones, subrogaciones o modificaciones en el convenio colectivo.
En empresas de más de 50 trabajadores, si el promedio de retribuciones de un sexo supera al del otro en un 25% o más, la empresa debe incluir en el registro una justificación de que esa diferencia responde a motivos objetivos no relacionados con el género. Si no hay justificación, la empresa debe adoptar medidas correctoras.
En empresas con representación legal de los trabajadores (comité de empresa o delegados sindicales), la representación tiene derecho a acceder al contenido íntegro. En empresas sin representación, los trabajadores pueden solicitar información sobre las diferencias porcentuales, pero no acceden al documento completo.
La herramienta Excel del Ministerio de Igualdad (disponible en igualdadenlaempresa.es) es un modelo válido para cumplir la obligación según el artículo 5.5 del Real Decreto 902/2020. Sin embargo, debe cumplimentarse correctamente con todos los conceptos retributivos, la clasificación profesional adecuada y los cálculos actualizados. Usar la plantilla no garantiza por sí solo el cumplimiento si los datos introducidos son incompletos o incorrectos.
No. Son instrumentos complementarios. El registro retributivo es obligatorio para todas las empresas; la auditoría retributiva es obligatoria solo para empresas con más de 50 trabajadores que deben tener plan de igualdad. Las empresas con auditoría tienen además obligaciones adicionales en el registro: deben incluir la desagregación por puestos de igual valor.
El registro retributivo es un instrumento independiente que debe existir en todas las empresas. El plan de igualdad, obligatorio para empresas de más de 50 trabajadores, incluye como elemento central la auditoría retributiva, que se apoya en los datos del registro. También puede resultar útil en empresas más pequeñas que quieran anticiparse a la normativa, mejorar su gestión y como documento base para futuras negociaciones con la representación de los trabajadores.
